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Gmail推出取消傳送功能 符合企業用戶所需
 

【作者: Cellopoint】   2015年07月01日 星期三

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Google日前發佈Gmail「取消傳送」的郵件新服務,使用者可設定5到30秒不等的等候時間,在此時間內如果寄件人想起郵件有需要修改、寄錯人、夾錯附件時,隨時可以反悔把郵件送回草稿夾,Gmail用戶對於這項貼心功能大多給予正面的評價。


對比到企業用戶、政府單位等公務往來郵件,其實更需要此應用與服務,Cellopoint在長期的客戶服務經驗中,時常接到 IT主管與企業主遇到誤寄郵件的困擾,包括造成商業損失、信譽受損、甚至法律訴訟等問題。


針對這項需求,Cellopoint 為了防止員工外發郵件誤寄精心設計出兩種作法,第一種方式為Cellopoint郵件「自我檢核」功能,使用者可彈性設定郵件政策,包含郵件審核方式、郵件暫存時間等,郵件寄出後會暫存在Cellopoint郵件閘道上,由Cellopoint郵件閘道自動寄送待放行之通知信到此寄件人信箱,待使用者快速校對郵件,確定內容無誤後點選確認放行,郵件才會真正送出。此功能已推出多年,廣受郵件往來內容敏感的企業與政府公佈門用戶群喜愛。(如圖一)



圖一
圖一

第二種作法則類似 Gmail剛推出的取消傳送功能,使用者可設定最多5分鐘的暫存時間,郵件寄出後假如發現有誤寄郵件、按錯收件人、夾帶錯誤附檔等疏忽,寄件人可在預設時間內至Cellopoint個人郵件管理區點選「取消寄送」,郵件將從閘道暫存區取消寄送,待修改無誤後再寄出。(如圖二)



圖二
圖二

這兩項功能提供企業與政府員工在郵件撰寫時,彈性挽回瑕疵的郵件,保障單位組織用戶在郵件往來上,不會因一時疏失造成商務損失或信譽危機,有效幫助CIO規劃更完善的風險管理。


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