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滿足流程需求 POS成餐飲系統運作核心
 

【作者: 王明德】   2018年05月21日 星期一

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POS系統由軟體與硬體共同組成,硬體端技術純熟,不同廠商間的產品差異主要在於品質,但在架構上則大同小異,而軟體卻有明顯分際,由於餐飲型態多元化,市場上並沒有一套可以走遍天下的餐飲軟體,還是得依據使用者的作業流程稍加調整,才能滿足使用需求。


作業系統仍以WINDOWS為主

在進一步分析餐飲型態的差異前,先來了解餐飲軟體具備哪些基本功能,早期餐飲業者使用電腦作為收銀設備,直到近十年才改成POS終端機,硬體架構的轉變,促使軟體作業平台由DOS移轉至Windows之下,至於同樣應用於PC環境中的Linux,受到使用習慣的限制而較不普遍,POS使用者多為一般大眾、非專業資訊人員,比較習慣Windows作業環境,即便Linux具備免費、穩定性高等優勢,在市場接受度上仍略遜Windows一籌。


對餐飲業者來說,POS是銜接整個運作流程的重要工具,肩負二大重要任務,一為傳遞與溝通店內不同工作場所間(例如:廚房、吧台)的訊息,另一則是搜集各分店營業資料,將此對應到軟體來看,可得知一套POS餐飲軟體必需同時滿足入席、點餐、製餐、結帳到後端管理等五大使用需求。


入席:桌況/座位管理

餐飲服務流程從入席作業開始,早期業者使用紙張與大頭針來管理入席狀況,在白紙上約略畫出店內餐桌分佈狀況,用大頭針釘住的地方,代表這張餐桌正在使用中,如今則透過POS餐飲軟體進行桌況/座位管理。


系統除了顯示桌號與人數,還會利用不同色塊顯示餐桌目前使用狀況,例如:已訂位、正在使用中、空桌等,當滑鼠移動至餐桌旁時,螢幕上則顯示用餐者幾點入席、目前上菜狀況等詳細資訊,這種做法的好處是一旦遇到客滿狀況、又有人欲上門用餐時,帶位者可以透過系統估算出比較精確地等候時間,不會讓消費者沒有目標地空等。



圖1 :  POS餐飲軟體必須依據使用者的作業流程稍加調整,才能滿足使用需求。(Resource: iChef)
圖1 : POS餐飲軟體必須依據使用者的作業流程稍加調整,才能滿足使用需求。(Resource: iChef)

此外,若遇到訂位逾時、超過用餐時間限制等狀況,系統還會自動跳出提醒視窗,對提供Table Services服務的餐飲業者來說,這些桌況資訊尤其重要,若是運用得宜,還能進一步提高餐桌利用率。


點餐作業

當用餐者入席後,隨之而來的作業自然是點餐,設計點餐菜單時,最重要的概念就是層次化,先列出主要餐點選項,點選後再秀出細項資訊,以綜合拼盤這道菜為例,服務生在點餐時,只會先看到「綜合拼盤」的選項,按下後才會看到可以選擇的菜色,如:雞、鴨、魚、蝦、沙拉等。


除了菜色選擇層次化以外,同一道菜(或飲料)還會有口味上的分別,例如:蔥少一點、不要加辣、牛排七分熟等,至於飲料部份則有去冰、半糖等選擇,目前的點餐流程多由服務生手寫點餐資訊,再輸入至POS點餐系統內,統智文化業務推廣主任吳庭安表示,業者可以選擇用圖片輔助文字敘述的方式,讓介面變得更友善、縮減Key單時間。


製餐:廚房控菜系統

在餐飲空間規劃上,點餐櫃檯與廚房多半分處兩地,透過POS系統將點餐資訊傳送至廚房端,讓專事烹飪的廚師據此進行作業,通常在廚房端放置的設備為印表機及螢幕,螢幕用來顯示待製作的餐點,印表機則列印送餐資訊(如:餐點名稱、桌號)。


此時,系統的功用在於整合點餐資訊進行最佳化處理,例如:有二桌客人點了同一道菜,POS系統便會將其歸為一類,顯示在螢幕上,方便廚師一併烹調,藉此加快出菜速度,至於出菜口控菜人員拿到餐點後,按下印表機列印出菜單據,交由服務生送至客人桌上。


當然,這種做法並非絕對,像鼎泰豐是由廚師統一管理POS終端機與印表機,廚師製作完餐點後,按下螢幕上的出菜鍵,列印出菜單據貼在菜盤上,再放至出菜口,由服務生送到客人餐桌上。


至於咖啡、飲料或冰品連鎖店,受到空間限制,而將點餐與製餐作業集中到櫃檯處理,此時POS終端機具備點餐與結帳雙重功能,並直接連結標籤印表機,用來列印製餐標籤(其上有餐點名稱、口味),後台服務人員則依據標籤來製作,以飲料連鎖店五十嵐為例,櫃檯人員結帳後,將標籤貼在杯身,標籤上印有飲料名稱與甜度(如:正常、半糖等),再交由後台人員製作。


收銀結帳

對小型餐飲業者而言,收銀結帳作業很簡單,只要把當次消費金額加總就可以,但在中大型餐飲環境裡,結帳型態卻相當多元化,通常會受到促銷活動及是否在店內用餐等因素影響。


舉例來說,有些餐廳不定期推出本日特餐,以原價打六折的優惠來吸引民眾,倘若用餐客人點了本日特餐及一般餐點,其身份又恰巧為VIP會員,可享用餐九折的優惠,那麼結帳單據上就會有二種折扣;又假如客人不在店內用餐,不必加收10%服務費,卻需要打包處理,此時單據上所顯示的資訊又會不同,此外,某些時候同桌客人要求各付各的,系統就得具備分單功能,按照比例或餐點列印收據(或發票)。


為了讓系統可以自動分辨各種狀況,在設計時就得有彈性,將上述種種狀況考量進去,提供外帶外賣品自動不折扣、彈性折扣處理、多桌合併結帳、客人分開買單等功能,如此一來,才能滿足客戶需求、又可計算出正確的消費總額。


後台管理稽核

所謂後台管理稽核,乃指維持店內營運所需的各種管理功能,例如:營業額統計、各分店營收統計、進出貨管理、人員出缺勤管理等,通常以統計報表的方式呈現,且提供各種不同比較類目(如:店別、班別、時段別),方便管理者從不同面向掌握營運狀況,對於規模越大、或屬於連鎖體系的餐飲業者而言,越有仰仗系統進行管理的必要性。


透過POS系統所產生的管理效益相當多,業者建議可由營收匯總報表分析未來一週的主力商品,或是檢驗促銷活動有無成效,若將POS終端機連結刷卡鐘,還能管理人員出缺勤狀況,一方面確認工讀生有無準時到班,另一方面也可以配合營業收入分析人力配置是否恰當。


至於員工權限設定的問題,例如哪些員工有招待客人小菜的權限?哪些人有收銀結帳的權利?這些都要透過POS後台管理系統來設定,至於連鎖餐飲業者通常還有物流配送及帳務管理的問題,分店依據餐點銷售狀況產出訂貨統計表,而總部則是匯總各店訂貨資訊,產出分店配送統計表。



圖2 : 對餐飲業者來說,POS是銜接整個運作流程的重要工具。(Resource: Food News International)
圖2 : 對餐飲業者來說,POS是銜接整個運作流程的重要工具。(Resource: Food News International)

另外,業者若欲發行會員卡,後台管理端還會產生會員管理的問題,例如:在B分店申辦會員卡的客人,如果到了A分店用餐,A分店系統就得自動連線到總部資料庫去讀取資料,其實,後台管理系統常因業主管理需求而有所不同,不過,大體而言不脫營業額統計與分析、會計帳務管理、人事薪資管理、以及採購物料管理等四大範圍。


市場多變POS需有彈性

吃在台灣文化中佔據著舉足輕重的地位,這種愛好美食的民族性,促使餐飲業型態變化繁多,單就字面定義來看,餐和飲就是兩種不同營運模式;從飲食種類來看,約略可分成日式料理店、中式飯店茶樓、西餐廳、傳統小吃與宴席包辦等五種變化;若改由收費方式來區分,又有吃到飽、單點計費等兩種類型。


面對如此多變的市場,POS軟體自然也得跟著有彈性,因此,業者在導入POS系統時,應先明訂自身運作流程,將此做為軟體功能規劃的依據,一來可避免造成小腳穿大鞋的浪費,二來則不怕發生削足適履的窘況,亦即視POS有哪些功能,再改變自己的流程去貼合它。


舉例來說,採取自由入座或不提供座位的餐飲業者,不需使用桌況管理功能;至於連鎖經營業者,則要特別注重後台管理功能是否健全;若欲提供PDA無線點餐服務者,就得注意PDA版點餐系統的介面是否夠友善、無線傳輸有無死角。


整體而言,營運規模小的餐飲業者,例如手搖杯之類的業者,所使用的軟體功能不必太複雜,價格約莫在新台幣4~5萬元間,這類型業者甚至可以選擇租賃式,不必一次買斷,只要按月支付使用費即可,至於中大型業者作業程序較複雜,適合功能強大的產品,價格約在10~15萬元間。


審慎評估 找到合適軟體

在配合規模與作業流程遴選軟體之餘,業者最好還要比較軟體介面的友善程度,餐飲業人員流動頻繁,每當新進人員報到時,企業都得重新教導使用POS系統的方法,如果介面不夠友善,延長新人的學習時間,無形中也增加企業的教育訓練成本,餐飲業者惟有經過事前審慎評估,才能找到最適合自身使用的軟體,從中創造效益。


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