sc平面雜誌代號:::CT

期數:::148

文章代碼:::SI1

文章標題:::時間和目標管理是專案成功的關鍵

文章副標:::

文章類別:::CTSI

文章來源:::

作者:::誠君

譯者:::

引言:::時間是世界上最短缺的資源，除非嚴加管理，否則就會一事無成。

附圖定義:::

附表定義:::

公式圖檔定義:::

文章後之資料:::

屬性(人物):::

屬性(產業類別):::RC

屬性(關鍵字):::

屬性(組織):::

屬性(產品類別):::

屬性(網站單元):::ZESC

內容:::

管理大師杜拉克曾說過：「不能管理時間，便什麼也不能管理」，他也說過：「時間是世界上最短缺的資源，除非嚴加管理，否則就會一事無成。」時間是奧妙和複雜的，不只是專案經理為了樽結預算，會要求工程師縮短開發時間；客戶更無時無刻不期望能早日完成專案。因此，時間和企業、科技、人類、萬物都息息相關。

專案管理最重要的是做好時間的排序。時間排序和個人的時間管理一樣重要，但是個人的時間管理只能增加個人的生產力，而時間排序卻能增加專案和團隊的績效，所以效果更大。這也是一般人容易忽略的地方。

管理時間需要有掌控時間的能力，清楚地說，就是規劃未來的能力。不過，這還是很抽象。以研發專案為例，就是要讓自己和別人（客戶）對時間的認知一致、同步。用電腦來比喻：如果CPU的時脈和周邊裝置的時脈無法同步，資料將無法傳輸。但是一般周邊裝置的速度都沒有CPU快，所以有所謂的「等態狀態（wait state）」加在CPU的週期時脈中，以延長CPU的處理時間，不過這個時間是很短的，大約幾ms。回到人世的現實界，在研發專案中，這「等態狀態」就是專案經理和客戶之間對時間認知的差距，或者是專案經理和研發團隊成員對時間認知的差距。縮短這個差距必須靠時間排序。

大部份客戶將時間看成一條直線，一條無法回頭的河流。所以要求專案經理必須立即進行開發，從頭到尾做下去。這種作法適用於小型或簡單的專案，但是如果應用在大型專案或計畫上，常會因為工作定義的模糊、資訊取得的困難、技術的複雜性，而使專案無法順利完成。目前大多數企業都還使用這種思維模式在開發產品，專案進行到最後毫無收穫時，也不知道問題出在哪裡。

時間難道是一直往前走，無法回頭的嗎？在物理學中，時間是相對的；依據相對論，如果太空梭以光速飛行，在太空梭裡的時鐘會比地球上的時鐘慢。在電子學中，時間可以被視為週期時脈，週而復始不斷循環發生，好像太陽一樣每天從東邊升起，西邊降落，從不改變。此外，時間也可能像爬迴旋梯一樣，成螺旋狀前進，這是結合直線和週期的觀念。執行大型專案，應該盡量採用時間的迴旋模式，因為它可以將一個大專案看成許多個小專案（階梯），每爬上一個階梯（milestone），距離最後目標就愈接近了。每個小專案必須按照其個別的重要性和關聯性，排定前後順序，這就是時間排序。

專案的時間管理必須經過三個階段：1.選擇最佳的時間模式、2.在此時間模式下決定時間/工作的排序關係、3.改變客戶和團隊成員對時間的認知，最後形成共識，開始執行。這不是容易和輕鬆的工作，但是卻能影響專案的成敗，不只對研發專案很重要，對一般的業務/行銷企劃也適用。

時間排序是專案目標管理的重要一環，規劃目標管理的步驟有：1.定義明確的目標或工作範圍、2.瞭解我方現況、3.找出達成專案目標所需的步驟、4.採適當的時間模式將這些步驟排序、5.不斷評估執行情況，必要時得從頭由第一項開始逐項評估和修正之。除了時間排序以外，請不要小看其它幾項。譬如第二項中：是否有研發工程師對某技術熟悉或有潛力能掌握之？在哪片CD或書本裡有談論到某產品的技術細節，而這片CD或書本目前在哪裡？是否在網際網路上有可資利用的免費下載軟體或程式碼或技術手冊？公司是否已經購買了類似或相關的軟硬體開發工具和技術資料？等，不勝枚舉。